30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 29532; сегодня: 1.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_temy_i_sredstva.php).

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_nachinayem_s_azov.php) – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Рыцари на Руси
16.05.2025 14:17 Аналитика
Рыцари на Руси
Тема может вызвать недоумение: разве были рыцари на Руси? В поисках ответа нужно рассмотреть два аспекта вопроса: что означает термин «рыцарь» и есть ли сходство в основных характеристиках рыцарей Западной Европы и древнерусских воинов. О термине «рыцарь» Как появилось слово «рыцарь»? Одна из версий о происхождении термина ведёт к истоку многих языков – индоевропейскому языку, где слово «рыс» означало «скакать верхом», а «сар» обозначало знатного человека. По другой версии слово «рыцарь» ведёт своё начало от южнорусского слова «лицар, рицар», которое, в свою очередь, является видоизменённой формой польского «rycerz» (рыцеж). Подобная форма слова существует в чешском (rytieř) и других славянских языках. Первоосновой этих терминов считается немецкое слово «Ritter», означающее всадника. На чём основано убеждение, что рыцарство на Руси не существовало? Один из аргументов сторонников...
Спектакль «Победа! Знамя над Рейхстагом!» посмотрели 7 тысяч зрителей
16.05.2025 13:11 Новости
Спектакль «Победа! Знамя над Рейхстагом!» посмотрели 7 тысяч зрителей
Показы кинотеатральной военной реконструкции «Победа! Знамя над Рейхстагом!» в кинопарке «Москино» проходили с 1 по 11 мая. Их посетили около семи тысяч человек. Для грандиозной постановки была построена уменьшенная копия Рейхстага. По обеим сторонам от главного входа установили экраны, на которых транслировали кадры хроники и специально снятые игровые фрагменты. Плохая погода не помешала зрителям прийти на показы — все дни трибуны были максимально заполнены. На протяжении восьми дней гости наблюдали за профессиональной игрой артистов Сергея Маховикова, Алексея Колгана, Ивана Замотаева, Сергея Селина, Алексея Кравченко, Виктора Добронравова и других. Поэт Влад Маленко, исполняя в постановке роль корреспондента, прочитал свою поэму «Знамя Победы». Полуторачасовое представление с использованием раритетной военной техники стало вторым подобным проектом режиссера Игоря Угольникова. «Идея...
День основания Общества Красного Креста в России
15.05.2025 10:08 Аналитика
День основания Общества Красного Креста в России
«Per humanitatem ad pacem» (Через гуманизм к миру)  3 (15) мая 1867 г. после ратификации Женевской Конвенции (10 мая 1867 г.) император Александр II утвердил Устав Общества попечения о раненых и больных воинах под покровительством своей жены — императрицы Марии Александровны. В 1879 г. Общество было переименовано в Российское общество Красного Креста (РОКК), его целью было предотвращение и облегчение человеческих страданий в мирное и военное время. С первых лет существования РОКК развивало свою деятельность как внутри страны, так и за её пределами. В 1868 г. по инициативе РОКК в Петербурге прошла Международная конференция, принявшая Декларацию, запрещавшую использование в боевых действиях разрывных пуль. При деятельном участии России созывались конференции в Брюсселе (1874) и Гааге (1899), подготовившие Конвенцию...
В Москве стартовал Российско-китайский форум
13.05.2025 11:56 Мероприятия
В Москве стартовал Российско-китайский форум
В Москве проходит Российско-китайский форум сотрудничества в сфере торговли услугами «Солнечный путь — вместе создаем будущее». Цель мероприятия — способствовать выводу китайско-российского сотрудничества на новый уровень в таких сферах, как культурный туризм, международная торговля и промышленное сотрудничество. На площадке собрались представители китайского бизнеса в России, органов государственной власти и участники профильных торговых ассоциаций. Организаторами выступили Китайская международная инвестиционная корпорация «Хуамин» и Департамент внешнеэкономических и международных связей города Москвы (ДВМС). В форуме принимают участие министр Правительства Москвы, руководитель ДВМС Сергей Черёмин, посол КНР в России Чжан Ханьхуэй, президент Московской торгово-промышленной палаты Владимир Платонов и его заместитель Владислав Мищенко...
Образование в Древней Руси
13.05.2025 10:06 Аналитика
Образование в Древней Руси
Уверенное и стабильное развитие древнерусского государства в IX-XIII веках, его появление на международной арене и установление связей с другими государствами стало возможным благодаря многим факторам, в том числе, развитию образования, которое, безусловно, тесно связано с грамотностью. Грамотность в Древней Руси Долгое время среди специалистов велись споры по поводу наличия грамотности в древнерусском государстве: одни считали, что грамотность на Руси начала распространяться ещё с языческих времён, другие полагали, что основная масса населения Древней Руси была безграмотной. Достижения археологии, культурологии, лингвистики и других наук доказали: жители Древней Руси владели основами грамоты – это было веление времени. Грамотность нужна была не только для верхушки общества, которой приходилось иметь дело с договорами и другими документами, создавать летописи и хронографы, писать...