30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 28988; сегодня: 5.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_temy_i_sredstva.php).

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_nachinayem_s_azov.php) – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Юные герои. Какие подвиги совершили дети в годы ВОВ
13.11.2024 17:44 Аналитика
Юные герои. Какие подвиги совершили дети в годы ВОВ
Было бы крайне неверно считать, что победа в Великой Отечественной войне — это заслуга только лишь взрослых людей Советского Союза, мужчин и женщин. Это не так. Юные герои, и даже совсем дети, внесли не меньший вклад в Победу над фашистской Германией, и их имена также не должны...
Память о партизане Константине Чеховиче будет жить в веках
13.11.2024 10:02 Новости
Память о партизане Константине Чеховиче будет жить в веках
Взрыв кинотеатра в городе Порхов Псковской области 13 ноября 1943 года называют одной из крупнейших партизанских диверсий в Великой Отечественной войне. От взрыва погибло 760 немецких военнослужащих, в том числе более 40 офицеров и два генерала. А осуществил взрыв Константин Александрович Чехович...
Коллекция Шереметева. Какие скульптуры украшают парк усадьбы Кусково
13.11.2024 09:21 Новости
Коллекция Шереметева. Какие скульптуры украшают парк усадьбы Кусково
Парковая скульптура усадьбы Кусково — уникальное явление в истории и культуре России, она служит ярким примером того, как оформляли регулярные парки в середине и второй половине XVIII столетия. Оригинальную мраморную пластику для Кускова создавали по большей части...
Кинофестиваль «Победили вместе» стартует 17 ноября в Сочи
12.11.2024 18:21 Мероприятия
Кинофестиваль «Победили вместе» стартует 17 ноября в Сочи
С 17 по 22 ноября в Сочи пройдет XIX Международный кинофестиваль «Победили вместе» имени Владимира Меньшова. В конкурсную программу вошли 104 фильма из 40 стран, а основной площадкой станет кинотеатр «Сочи». Международный фестиваль «Победили вместе» проходит с 2004 года. Его инициаторами стали...
Из-за сгоревших век Павел Кафтанов летал в темных очках
12.11.2024 17:55 Аналитика
Из-за сгоревших век Павел Кафтанов летал в темных очках
На фотографии известного фронтового фотокорреспондента Михаила Амосовича Каше запечатлен тяжело раненый, с обожженным и иссеченным осколками лицом, командир 161-го истребительного авиационного полка 330-й истребительной авиационной дивизии 14-й воздушной армии Ленинградского фронта майор Павел...