Сегодня среда, 29.06.2022: публикаций: 6370
30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 7523; сегодня: 57.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 15 публикаций
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

28.06.2022 22:57 Товары и услуги
Приглашаем учиться в магистратуре "Клиническая психология развития"
Приглашаем всех интересующихся клинической психологией на магистерскую программу «Клиническая психология развития». Абитуриенты, интересующиеся работой с клиентами (пациентами) детского, взрослого и пожилого возраста, приглашаются на обучение по магистерской программе "Клиническая психология...
Изменилась стоимость жилья для получения гражданства Турции
28.06.2022 22:27 Товары и услуги
Изменилась стоимость жилья для получения гражданства Турции
Турецкий рынок недвижимости переживает кризис. Доходы у части населения упали, в связи с инфляцией и пандемией Ковид-19. Некоторые остались без работы. Цены на строительные материалы выросли, подрядчики требуют большей зарплаты, а все это финансовое бремя несут покупатели жилой недвижимости...
ActiveCloud разместил в ЦОД сервера«Электронные документы и накладные»
28.06.2022 21:44 Новости
ActiveCloud разместил в ЦОД сервера«Электронные документы и накладные»
Облачный провайдер ActiveCloud разместил в ЦОДе сервера компании «Электронные документы и накладные». Объектное хранилище позволит хранить растущий объем документов и оперативно поддерживать оперативный обмен документами. «Электронные документы и накладные» — аттестованный провайдер сервиса обмена...
Ассамблея народов Евразии присоединилась к акции "Свеча памяти"
27.06.2022 10:00 Мероприятия
Ассамблея народов Евразии присоединилась к акции "Свеча памяти"
Ассамблея народов Евразии присоединилась к акции «Свеча памяти», приуроченной ко Дню памяти и скорби. 22 июня 1941 началась Великая Отечественная война, разделившая жизнь всего мира на до и после. Она затронула жизни и судьбы десятков миллионов людей. Благодаря советским воинам мир был полностью...
«Русское радио» разыграет автомобиль JAC J7 среди радиослушателей
26.06.2022 12:24 Мероприятия
«Русское радио» разыграет автомобиль JAC J7 среди радиослушателей
В рамках грандиозного музыкального фестиваля «Звезды Русского радио», прошедшего 25 июня в Лужниках, было объявлено, что в скором времени любой слушатель русского радио может стать счастливым обладателем стильного нового лифтбека JAC J7. В концерте, который длился более 6 часов приняли участие...