30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 27609; сегодня: 1.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 41 публикация
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

В Молдавии почтили память 102-летнего ветерана Сталинградской битвы
30.11.2023 18:05 Новости
В Молдавии почтили память 102-летнего ветерана Сталинградской битвы
В парламенте Молдавии почтили минутой молчания память последнего из живших в республике участников Сталинградской битвы, гвардии полковника Павла Гладкова, с которым простились в четверг, передает ТАСС. "Он принимал участие в освобождении всего европейского континента от фашистской оккупации. Это...
29.11.2023 09:08 Интервью, мнения
«Потехе час»: как организовать зону отдыха в офисе
Игорь Золотухин, генеральный директор сети коворкингов премиум-класса F2, рассказывает, как грамотно подойти к организации зоны отдыха в гибком офисном пространстве. Еще несколько лет назад появившиеся в офисах игровые приставки и настольные игры произвели настоящий переворот — оказалось, что на...
Живописные маршруты Москвы, по которым ездили цари
28.11.2023 11:39 Новости
Живописные маршруты Москвы, по которым ездили цари
Интернет-издание «Russpass-журнал» рассказало, какие столичные достопримечательности находятся на пути трех популярных транспортных маршрутов: трамвая № 39, автобусов М1 и М3. Все желающие смогут самостоятельно совершить познавательное путешествие по цене одной поездки по карте «Тройка»...
В КЦ Правительства РФ на ВДНХ PM Excellence представила PM GATE
27.11.2023 19:22 Мероприятия
В КЦ Правительства РФ на ВДНХ PM Excellence представила PM GATE
На выставке “Россия 2023” в павильоне Координационного центра Правительства РФ компания PM Excellence представила стандарт управления программами реализации мегапроектов PM GATE   Выставка-форум «Россия» начала работу утром в субботу, 4 ноября, в День народного единства. Она...
Премия Top-Blogger и Blogger Summit 2023
26.11.2023 22:52 Мероприятия
Премия Top-Blogger и Blogger Summit 2023
28 ноября в Москва-Сити состоится совместный проект Национальной ассоциации блогеров при поддержке стратегического партнера — деловой сети TenChat, Российско-Азиатского Союза промышленников и предпринимателей, направленный на развитие блогосферы, маркетинга влияния и позиционирования блогеров в...