30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 28003; сегодня: 3.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 41 публикация
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Следы старинной косторезной мастерской обнаружены в Москве
19.03.2024 09:13 Новости
Следы старинной косторезной мастерской обнаружены в Москве
На северо-западе Таганского района в XVIII–XIX веках находилась косторезная мастерская. Подтверждение этому нашли столичные археологи во время проведения работ, связанных с благоустройством территории на Яузской улице. Они обнаружили многочисленные расходные материалы со следами резьбы по кости...
Адольф Иоффе - главный дипломат советской России
18.03.2024 18:00 Персоны
Адольф Иоффе - главный дипломат советской России
«Мы, близкие друзья его, которые бок о бок с ним не только боролись, но и жили в течение десятков лет, мы вынуждены сегодня оторвать от сердца исключительный образ этого человека и друга. Он светил мягким и ровным светом, который...
Значок с изображением крылатого "василиска" обнаружен в Польше
18.03.2024 16:01 Новости
Значок с изображением крылатого "василиска" обнаружен в Польше
В деревне на юго-востоке Польши с помощью металлоискателя был обнаружен «значок паломника» эпохи средневековья с изображением василиска — грозного мифологического существа, похожего на дракона. Об этом сообщает Церковно-научный центр «Православная Энциклопедия» со ссылкой...
В мире стало меньше визовых ограничений
18.03.2024 11:39 Аналитика
В мире стало меньше визовых ограничений
С отменой ковидных ограничений на поездки меньшему количеству туристов теперь требуется получать традиционные визы, следует из последнего отчета UN Tourism. В отраслевой организации назвали макрорегионы мира с более лояльными и наиболее жесткими визовыми требованиями. UN Tourism, ранее известная...
В Москве восстановили 40 объектов, построенных по проектам Шехтеля
18.03.2024 09:46 Новости
В Москве восстановили 40 объектов, построенных по проектам Шехтеля
Специалисты отреставрировали фасад особняка Федора Шехтеля в Ермолаевском переулке. Дом, построенный для архитектора и его семьи в конце XIX века, сейчас является объектом культурного наследия федерального значения. Здание было возведено по проекту самого Федора Шехтеля в стиле, переходящем от...